Tipos de comunicação

Trabalho realizado no âmbito da disciplina Técnicas de secretariado.  (Aqui)

Sessão sobre “o ensino antes e depois de 25 de abril”

No dia 23 de abril pelas 15h00, no auditório da Escola Cacilhas- Tejo (Almada), decorreu uma sessão sobre “o ensino antes e depois de 25 de abril”, integrada nas comemorações do 25 de abril, dinamizada pela Junta de Freguesia de Cacilhas e com a presença de uma representante da União de Antifascistas Portugueses (URAP), destinada aos alunos dos cursos profissionais.
Esta sessão teve como objetivo informar os alunos dos resultados de uma investigação para uma tese de mestrado “Análise de manuais escolares”.

Os alunos ouviram com interesse a palestra e no final colocaram questões sobre a temática.

Tipos de comunicação

 

normalização

A Normalização é a atividade que estabelece meios eficientes na troca de informação, facilitando o intercâmbio comercial e apetrechando a sociedade de meios eficazes para aferir a qualidade dos produtos. Na prática, a Normalização está presente na fabricação dos produtos, na transferência de tecnologia e na melhoria da qualidade de vida por meio de normas relativas à saúde, à segurança e à preservação do meio ambiente.

A normalização permite:
-Agrupar os atributos de uma entidade de forma a reduzir o número de dependências funcionais existentes entre os dados numa base de dados, diminuindo a redundância;
-Garantir a integridade, a consistência e a fiabilidade dos dados estruturados em relações segundo o modelo relacional;
-Minimizar o espaço utilizado pelos dados criando bases de dados simples e flexíveis;
-A qualquer utilizador aplicar com certa facilidade as suas formas normais.

 

Existe 3 tipos de normalização:

Norma internacional, Norma nacional, Normas particulares .

 

Exemplos da aplicação da normalização no trabalho administrativo:

Correspondência

Texto normalizado

Cartas tipo

Comunicações internas

Formulários

Minutas

Certificados

Requisições

Boletins

formato de papel normalizado utilizado na Carta Comercial e as suas dimensões:

folha A4 - dimensões 210 mm x 297 mm - geralmente em papel branco ou creme.

envelope/sobrescrito normalizado mais utilizado na correspondência comercial:

Envelope mais utilizado na correspondência comercial: DL

 

 

Remetente			7.4 cm
4 cm			Selo
área reservada ao registo
		Destinatário
2 cm	2 cm		12cm	2 cm

 

 

 

 

 

O processo da comunicação na circulação das informações dentro das empresas

O processo da comunicação pode ser eficiente e eficaz. A eficiência está relacionada com os meios utilizados e a eficácia está relacionada com o objetivo de transmitir uma mensagem, portanto uma deve completar a outra. 

A comunicação significa compartilhar e não é só falar ou escrever. A qualidade da comunicação interna é um fator essencial para o sucesso das empresas. 

Na comunicação interna podemos citar as publicações impressas (jornais, revistas, boletins); o jornal mural; a intranet; os newsletters, eletrónicos e os vídeos institucionais. 

Conclui-se que o cuidado, a qualidade, os meios utilizados para a comunicação interna tornam-se diferenciais no sucesso de uma organização, tendo em consideração uma concorrência mais ativa num universo cada vez mais globalizado. 

Fonte: http://www.eumed.net/rev/turydes/05/gss.htm, 

Escolha dos meios de comunicação

O texto fala de alguns dos objetivos da comunicação interna tais como: promover a troca de informações, unificar e divulgar os valores da organização, comunicar aos funcionários sobre qual o seu papel na organização, a sua importância, trabalhar a imagem da organização, registar ocorrências e acontecimentos e trabalhar com canais de feedbacks.

Para haver sucesso nas empresas é essencial marcar um plano de comunicação para conseguirem colocar em prática os objetivos. O planeamento de uma empresa estuda o melhor meio a ser utilizado.

No texto também se refere a avaliação da cultura empresarial e o conhecimento da direção das mensagens e dos canais recebidos por todos os níveis da organização.

Depois dessas etapas pensam-se então nos meios de comunicação interna a implementar: jornal, revistas, e-mail, internet, memorandos internos, murais, encontros, reuniões, cursos, vídeo.

Fonte: http://planejartecomunicacao.blogspot.pt/2010/06/escolha-dos-meios-de-comunicacao.html

A importância da comunicação

A comunicação está entre os fatores mais importantes para o sucesso de uma empresa. A comunicação organizacional tem como objetivo integrar todas as áreas que compõem uma empresa como, por exemplo, as Relações Públicas, a Publicidade e Propaganda, o Marketing, etc. Elas têm que estar em harmonia e estabelecer um discurso único, pois isso permite a construção de uma comunicação eficaz e eficiente diante dos seus públicos. 

Nas organizações temos vários objetivos:  

• Obter um fluxo de mensagens ascendentes (feedback), descendentes (informação) e horizontais (coordenação); 
• Transmitir a todo o conjunto da organização as mensagens importantes (objetivos, formação, mudanças); 
• Tornar coesas as equipas de trabalho; 
• Facilitar procedimentos ágeis, participação eficaz e decisões dinâmicas; 
• Dispor de uma maior eficácia operacional. 

Isto gera a competição sadia entre os as pessoas do grupos, estimulando a criatividade e a vontade de vencer, atualizando sempre as suas novas ideias. Não sendo uma competição egoísta, mas que auxilie no desenvolvimento e crescimento de todos e afastando o comodismo. Também é importante que a empresa crie estratégias para manter os seus funcionários motivados e inovadores, incentivando o comprometimento. 

É importante deixar claro a importância da comunicação, inovação e competitividade para o profissional de secretariado. As organizações precisam de colaboradores qualificados, que se desenvolvam e tragam resultados as empresas. 

Fonte: http://carreiras.empregos.com.br/comnidades/rh/artigos/161109-a+importancia+da+comunicacao+para+as+organizacoes.shtm; http://secretariado-executivo.blogspot.pt/2008/04/comunicao-do-profissional-de.htm; http://www.webartigos.com/artigos/comunicacao-a-chave-do-sucesso-para-o-secretariado/18436/